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修志资料如何存档和整理

发布日期:2005-11-03  查阅次数:666  作者:管理员  信息来源:方志编研

修志资料如何存档和整理

资料性是志书最基本的属性。人们之所以用“经世致用”来表述志书的作用,其根本原因就是志书汇集了大量的资料。这些资料是经过千辛万苦征集来的,是经过反复考证、鉴别得来的。志书的编纂过程包括收集资料、调查研究的过程,通过对资料的收集、整理、鉴别、使用,来还历史以本真面目。因此,资料处理工作非常重要,所收集的资料应该既能全面、系统、准确地反映当地自然和社会的历史与现状,又能客观地表现事物兴衰起伏的发展过程和有机联系,揭示事物发展的规律性,还能经得起历史的检验。

目前,我市修志工作已进入实质阶段,许多部门已经制定详细的工作计划和部门修志编目,资料收集也在紧张进行中。我们在与一些修志同志交流当中,感到资料收集、处理工作中存在着一些问题和困难。有关资料收集的问题,我们在

第二期《奉化市志通讯》的“修志释疑”栏目中安排了较多的篇幅,此外,在市修志培训会议上,宁波市地方志办公室邵建鸣处长也作了重点讲话。

从目前情况看,资料的收集应该不是问题,无论对资料收集的重要性还是收集的对象、方法、途径,广大修志人员都有深刻的认识和相当的了解。但是,资料收集只是工作的基础和开端。重要的是如何有效利用和发挥资料的作用。科学地管理和利用资料是修志工作的重要保证,否则不但降低修志工作的效率,还会降低志书的质量。这里我们主要谈谈如何保存、使用资料的问题资料的真实性决定着志书的质量和生命。续志资料是编纂的依据,续志完成后资料便转化为原始档案,因此必须对续志资料进行整理,建立完整的档案。整理资料的目的,一是检查资料的不足,以确定下一步资料工作的方向;二是熟悉资料,为将来编写志稿打基础;三是更好地保管和使用资料。

一、编号登记。经过首届修志的实践,对续志资料的建档可以采取相对简明的方式方法来进行,即登记和分类同时进行。在做这一步工作中,要突出重点。所谓重点是指能够反映事物本质的典型材料。重点资料整理、建档得越详细、越完整越好。其他非重点资料也不能视为废料而弃置,也要整理入册,以作参考备用。

1.制表。这个登记表格式应该是统一的,内容包括资料的来源(单位或个人)、类别(在续志篇目上的对应章节)、内容摘要、属性(原始资料或转录资料,即第一手资料还是二三手资料,这对资料的鉴别是很有意义的)等等。在备注栏里还要记载整理结果,如材料重复情况,与其他同一资料有无出入,内容参考价值大小等。

2.分类。对于有经验的修志工作者来说,大多数资料一经收集到手便可知道它的归属,比如自然、政治、经济、文化、社会等等。甚至能够确定这些资料属于哪一个篇章和节目。有些资料一时不便确定其归属的,可以列入综合类,以背后用。

此外,还要提到的是,资料收集当中卡片摘录的方式。其实,这种方式在收集的同时应该考虑分类整理的问题。因此,卡片摘录应根据篇目内容进行“按章分类、按目立卷、按事立卡、按年成册”。做到一事一卡,分类编号,专卷储存。卡片的使用,除分类建卡外,在收集资料当中,字数少的零星史料,可以一次性地就用卡片抄录。资料卡片上要有资料出处、资料类别、时间、保存期限、原著作人、摘抄人、抄录时间、资料内容等项目

二、有效管理。资料收集工作一开始,就要着手考虑适合自己情况的资料管理办法。如果没有一套科学管理办法,就会出现混乱,搜集来的资料就会杂乱无章,无所适从。所以,资料到手后,要尽快审核、校正、管理。对资料中存在的错误及时发现补正。有了一套比较好的资料管理办法,就能做到多而不乱,存放有序,查阅方便。

有条件的单位应确定一名高素质的资料管理人员管理存档的资料,统一登记,分类编号,建立借阅制度。必须杜绝把到手资料一搁了事的粗放式管理做法。这样很容易使不少好不容易才收集到手的资料因管理不善而丢失。应当树立资料就是修志基石的观念,以极大的责任心管好资料。对于续志工作中实行采编合一的部门来说,为了工作的方便起见,也可以采取分散管理的方法,由资料收集的当事人也就是相应章节的编写者自己管理收集到的资料,用完以后再统一归档。总而言之,资料的建档目的在于更好地保存和应用。

三、整理汇编。为有效利用资料,在资料登记存档之后,还需要进行整理汇编。整理汇编工作应结合续志的篇目进行。其方法大体上有三种:

1.汇集。采用排列的方法,把同类的原始资料进行初步的筛选和集中,根据续志篇目的顺序,对资料进行有条有理的排列。汇集可以用稿纸抄写出来,打印装订,也可通过电脑来处理。本次续志的方式、手段已经开始向多元化、现代化方向发展,条件具备的,应尽量利用电脑来处理。汇集资料时,应建立相应的篇目,把所收集到的原始资料通过扫描或键入等方式存入电脑进行编排。这样汇集的资料不仅比较系统而且保留着资料的原始性,很有存档价值。

2.汇编。如果说汇集只是初步的排列组合,那么汇编则是在汇集的基础上,对资料进行进一步的筛选和修饰加工,使其更趋于条理化,使事物的始末一目了然。资料的汇编又分为汇编和长编两种,以事为序的称汇编;以时为序的称长编。两者都是由资料收集、整理转到初稿撰写的一种过渡方式。

3.专题资料。专题资料是在汇编基础上的再加工、再提炼,是具有志稿雏型的专题文章。专题资料一般较好地反映了事物的发端、发展和变化的全过程,并能彰明因果,揭示规律。因此,它已是志书的毛坯。

汇编有助于了解和掌握事物发展历程及总的演变态势,使志书编纂者对全篇内容了然于胸,对事业发展规律形成理性认识;有助于发现、补充和纠正资料的缺、断、谬、误,使之更系统、更可靠、更科学;有利于资料的分类管理和检索利用。

资料的汇编以及专题资料的制作都可以通过电脑来完成。需要特别指出的是:对于汇集的原始资料和汇编资料都要注意存盘,实行纸质资料和电脑数据信息化资料双轨并存,以便备查和取用。

资料的整理工作应本着为编纂服务和科学、统一、简便的原则。整理资料过程就是消化资料的过程。消化资料要与搜集资料、整理资料同时进行,做到边搜集、边整理、边消化。整理要认真,分类要科学,管理要系统,运用要得体,手段要创新。如此,将更好地提高修志的质量和效率。

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